Wettbewerbsfähigkeit vs. Sorgfaltspflicht: So steht es um das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Am 14.06.2024 war der Bundestag erneut Schauplatz eines heftigen politischen Disputs. Im Fokus stand der Gesetzentwurf (20/11752) der CDU/CSU-Fraktion, der die Aufhebung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) forderte. Die Unionsfraktion argumentierte, dass die neue EU-Lieferkettenrichtlinie (CSDDD) bereits verbindliche Vorgaben gemacht habe, die weit über das bestehende deutsche Gesetz hinausgingen. Ihrer Auffassung nach sei es ineffizient und belastend für Unternehmen, an der deutschen Regelung festzuhalten, während sie sich gleichzeitig auf die EU-Vorgaben vorbereiten müssten.

Der Kern des Konflikts

Die CDU/CSU-Fraktion betonte, dass die doppelte Regelung eine „vermeidbare Mehrbelastung“ darstelle und deutschen Unternehmen einen ungerechtfertigten Wettbewerbsnachteil beschere. Statt weitere Ressourcen in die Umsetzung des LkSG zu investieren, schlägt die Fraktion vor, das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) und das Helpdesk Wirtschaft und Menschenrechte sich darauf konzentrieren zu lassen, Unternehmen auf die EU-Vorgaben vorzubereiten.

Der Verlauf der Debatte

Trotz der Argumente der Unionsfraktion wurde der Gesetzentwurf nicht wie gewünscht ohne Ausschussüberweisung in die zweite Beratung überführt. In einer namentlichen Abstimmung stimmten nur 252 Abgeordnete für den Antrag, während 401 gegen ihn votierten. Das notwendige Quorum von zwei Dritteln wurde somit verfehlt. Der Bundestag überwies den Entwurf zur weiteren Beratung an den Ausschuss für Arbeit und Soziales sowie an sechs weitere Ausschüsse.

Was kommt als Nächstes?

Die Entscheidung über den Gesetzentwurf zur Aufhebung des Lieferkettengesetzes wird verschoben und ist vorerst von der Tagesordnung. Auch eine Beschlussempfehlung des Ausschusses für Arbeit und Soziales wird vorerst nicht erarbeitet. Weitere Verlautbarungen sind zurzeit dazu nicht mehr bekannt geworden.

Fristverlängerung durch BAFA

Allerdings hat BAFA einen weiteren Zeitaufschub bekannt gemacht: Erst ab dem 01.01.2025 wird die Behörde die Berichte nach dem LkSG prüfen. Auch wenn Berichte bereits vor diesem Datum fällig waren, wird eine verspätete Einreichung bis Ende 2024 nicht sanktioniert. Die anderen Sorgfaltspflichten des LkSG bleiben jedoch bestehen und unterliegen weiterhin der Kontrolle durch das BAFA.

Fazit

Die Debatte um das Lieferkettensorgfaltsplichtengesetz bleibt offen und wirft Fragen zur praktischen Umsetzung des LkSG und der neuen EU-Richtlinie auf. Die Verlängerung den LkSG-Fristen stellt auf jeden Fall eine Erleichterung für die betroffenen Unternehmen dar. Es stellt aber jene, die in den letzten zwei Jahren intensiv an der Umsetzung des LkSG gearbeitet haben vor die Frage, ob sie vorbereitete Berichte bereits veröffentlichen oder noch zuwarten sollen. Sofern das LkSG im Ganzen in Frage gestellt wird bzw. eine Aussetzung gefordert wird, kann bei Unternehmen zudem die Überlegung aufkommen, ob ihre Bemühungen um eine vollständige Umsetzung sie nicht gegenüber Unternehmen, die untätig geblieben sind, benachteiligt. Die kommenden Wochen könnten entscheidend dafür sein, wie sich die Regelungen weiterentwickeln und welche Auswirkungen dies auf Unternehmen in Deutschland und ihre Wettbewerbsfähigkeit haben wird. Dies wird aber nichts daran ändern, dass erhebliche Anforderungen auf die Unternehmen zukommen. Es führt kein Weg daran vorbei, sich mit einer risikobasierten Umsetzung der Vorgaben intensiv auseinanderzusetzen.

Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf, wenn Sie die Umsetzung des LkSG, der CSDDD und anderer ESG-Themen für Ihr Unternehmen erörtern möchten.

Compliance-Management für Kanzleien – ein Überblick

Dass das Compliance-Thema für Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist den meisten bekannt. Aber was ist eigentlich mit Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern? Auch für diese steht fest, dass sie in Anbetracht stetig wachsender gesetzlichen Anforderungen umfangreich tätig wer-den müssen, um den gesetzlichen Pflichten gerecht zu werden

Ein noch eher bekanntes Thema ist die Geldwäsche-Prävention. Alle Wirtschaftsprüfer und Steuerberater sind gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG „Verpflichtete“ im Sinne des GwG, Rechtsanwälte dann, wenn sie nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG für ihre Mandanten an bestimmten Geschäften mitwirken, etwa bei dem Kauf und Verkauf von Immobilien, Gründung, Betrieb oder Verwaltung von Gesellschaften u. a. Wer „Verpflichteter“ ist, muss unter anderem im Rahmen einer Risikoanalyse die für ihn relevanten individuellen Geldwäscherisiken ermitteln und bewerten, interne Sicherungsmaßnahmen ergreifen und besondere Sorgfaltspflichten und Meldepflichten erfüllen.

Aber es kommt jetzt noch mehr dazu: Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) gilt ab dem 17.12.2023 auch für alle „Beschäftigungsgeber“ ab 50 Mitarbeitern und damit auch für Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer dieser Größe, ohne dass weitere Voraussetzungen vorliegen müssen. Das bedeutet, dass sie wie andere Unternehmen gemäß § 12 HinSchG dazu verpflichtet sind, eine interne Meldestelle einzurichten, um Beschäftigten und ggf. auch Dritten die Möglichkeit zur Meldung Compliancerelevanter Hinweise (etwa straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße) an diese Stelle zu melden. Das HinSchG soll dabei zum Schutz hinweisgebender Personen (sog. Whistleblower) dienen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden.

Bei Nichtbefolgung drohen erhebliche Bußgelder und die Behörden überprüfen die Umsetzung auch.

Zudem gilt seit dem 01.10.2023 die neue Fassung der Berufsordnung für Rechtsanwälte (BORA), die in den §§ 30 ff. BORA „besondere Berufspflichten“ beschreibt. Dazu gehören nach § 31 BORA „Maßnahmen zur Einhaltung des Berufsrechts“, wozu eine Analyse der konkreten Risiken für Berufsrechtsverstöße durch Berufsausübungsgesellschaften gehört. Auf Basis der Risikoanalyse sollen dann geeignete Maßnahmen ergriffen werden, wozu insbesondere zählen:

• Bestellung eines Berufsrechtsbeauftragten
• Berufsrechtliche Schulungen
• Elektronische Systeme zur Vermeidung von Interessenkollisionen
• Elektronische Überwachung von Anderkonten zur Sicherstellung der Verpflichtungen nach § 4 BORA
• Interne Hinweismeldestelle für berufsrechtsbezogene Beschwerden

In Berufsausübungsgesellschaften mit regelmäßig mehr als 10 Rechtsanwälten sind die Risikoanalyse und die getroffenen Maßnahmen zu dokumentieren und die Dokumentation mindestens alle zwei Jahre zu aktualisieren.

Was müssen Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer nun auf jeden Fall konkret tun, um ihre gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und Sanktionen zu vermeiden?

• Falls noch nicht geschehen Prüfung, ob sie Verpflichtete nach dem GwG sind und – falls ja – den im GwG genannten Pflichten nachkommen. Diese Prüfung sollte in jedem Fall sauber dokumentiert werden. Verpflichtete müssen sich zudem – unabhängig von der Abgabe einer Verdachtsmeldung – spätestens zum 01.01.2024 im elektronischen Meldeportal „goAML Web“ der FIU registrieren: https://goaml.fiu.bund.de/Home
• Prüfung, ob sie als Beschäftigungsgeber ab 50 Mitarbeitern eine interne Meldestelle nach dem HinSchG einrichten müssen (mit entsprechenden dahinterliegenden Verfahren und Dokumentationspflichten). Eine interne Meldestelle darf dabei nicht in einem Interessenskonflikt zu anderen Aufgaben stehen.
• Für Rechtsanwälte: Prüfung von 31 BORA (neu: 01.10.2023): Berufsausübungsgesellschaften müssen laufend ihre konkreten Risiken für Berufsrechtsverstöße ermitteln und zu bewerten und geeignete Maßnahmen ergreife. Hier wird sich regelmäßig die Frage stellen, ob eine Interne Hinweismeldestelle für berufsrechtsbezogene Beschwerden einzurichten ist.

Ein zentrales Mittel zum Erkennen und Abstellen von Beschwerden – nach HinSchG oder berufsrechtlich – ist also die Einrichtung einer internen Meldestelle, etwa in Form einer Ombudsperson, die auch an der Entwicklung der dahinterliegenden Verfahren mitwirken kann. Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen und wie wir gesehen haben, auch bei Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern, wird dies gemäß den genannten rechtlichen Vorgaben in viel mehr Fällen nötig sein, als es die betroffenen Einheiten wahrscheinlich auf dem Radar haben. Oft wird hierbei die Bestellung einer Ombudsperson die bessere (rechtssicherere und kostengünstigere) Lösung als der Einkauf eines elektronischen Hinweisgebersystems sein, insbesondere wenn diese auch berufsrechtlich versiert ist.

Fazit

Q: Was ist eine Ombudsperson und was macht diese eigentlich?

A: Eine Ombudsperson fungiert zunächst einmal als Kontakt und Annahmestelle für Hinweise und Beschwerden. In meinem Fall werde ich von Unternehmen oder Organisationen beauftragt und nehme entsprechend im Interesse meiner Mandanten solche Hinweise und Beschwerden entgegen. Die Personen, die solche Meldungen abgeben, sind meist Mitarbeiter der Unternehmen, manchmal aber auch Außenstehende, die Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens beobachtet haben und diese melden möchten. Unternehmen haben ein Interesse daran, von solchen Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erfahren, um diese aufzuarbeiten und abzustellen. Die Ombudsperson ist hier zwar vom Unternehmen beauftragt, hat aber eine unabhängige Stellung inne. Das unterscheidet mich insbesondere von rein internen Anlaufstellen.

Q: Welchen Herausforderungen begegnen Sie?

A: Menschen, die auf mich als Ombudsperson zukommen, sind nicht immer sicher, was genau sie beobachtet haben oder ob das, was sie erlebt haben, wirklich „Unrecht“ ist. Manchmal ist der Sachverhalt auch noch nicht ganz klar und es fehlen Informationen, um zu einer fundierten Einschätzung zu kommen. Dazu kommen häufig Ängste vor negativen Konsequenzen verschiedenster Art. Hinweisgeber fürchten, sich geirrt zu haben, zu „übertreiben“ oder vielleicht auch jemandem zu schaden. Unternehmen haben hier in den letzten Jahren viel getan, um das Vertrauen in den Hinweisgeberschutz durch Information und Kommunikation zu stärken und auch der Gesetzgeber ist tätig geworden. Trotzdem ist die Sorge da, auch verbunden mit dem negativ assoziierten Bild des „Denunzianten“. Ich sehe ich es auch als meine Aufgabe an, solchen Ängsten durch Aufklärung entgegenzuwirken und Vertrauen in die professionelle Bearbeitung der Hinweise zu bilden.

Q: Was gefällt Ihnen an der Tätigkeit als Ombudsperson?

A: Die genannten Herausforderungen nehme ich auf jeden Fall als etwas sehr Positives wahr. Ich habe es immer wieder mit neuen Menschen und Erfahrungen zu tun, auch wenn ich schon viele Jahre als Ombudsperson tätig bin. Jede Meldung ist anders und bedarf einer individuellen Herangehensweise. Jeder Mensch reagiert und handelt unterschiedlich,- da ist ein ausgeprägtes Einfühlungsvermögen nötig. Hinzu tritt, dass es ja oft um sehr sensible Themen geht. Je nach Verdacht, kann es sowohl um die (wirtschaftliche) Zukunft meiner Mandanten als auch um weitreichende Folgen für die womöglich Verdächtigen gehen. Aber das macht gerade den Reiz der Tätigkeit als Ombudsperson aus.

Q: Welche Themen beschäftigen Sie im Alltag?

A: In manchen Fällen geht es um mögliche Gesetzesverstöße, etwa den Verdacht, dass Mitarbeiter Vorteile gewährt haben, um einen bestimmten Auftrag für das Unternehmen zu akquirieren, oder dass Kollegen dem Unternehmen dadurch Schaden zufügen, dass sie Betriebsmittel privat verwenden. Nicht selten geht es aber auch um den Verstoß gegen interne Regeln und das tägliche Miteinander, etwa bei Mobbing-Vorwürfen. Ich beobachte, dass die Sensibilität dafür, was als noch akzeptiertes Verhalten gilt und was nicht, insgesamt gestiegen ist. Die meisten Verdachtsmomente lassen sich relativ zügig klären, manche erfordern hingegen umfangreichere interne Untersuchungen. Für die Unternehmen und Organisationen sind aber fast alle Hinweise hilfreich, denn diese zeigen auf, wo es Schwierigkeiten gibt, welche Unklarheiten bestehen und wie es um die Unternehmenskultur bestellt ist. Hieraus lässt sich ableiten, was zu tun ist, um sich für die Zukunft besser aufzustellen und die Compliance-Kultur im Unternehmen positiv zu entwickeln. Darin liegt die große Chance bei der Einrichtung von Hinweisgeberverfahren, in denen die Ombudsperson eine besondere Stellung einnimmt.

Q: Was sind die wichtigsten Themen, mit denen Ihre Mandanten Sie konfrontieren?

A: Vor allem die gesetzlichen Neuerungen bringen einige Unsicherheit für die Unternehmen mit sich. Der deutsche Gesetzgeber hat die EU-Vorgaben aus der Hinweisgeber-Richtlinie 2019 noch nicht in ein Gesetz umgesetzt. Unternehmen möchten – und müssen – sich aber vorbereiten, zumal sich Hinweisgeber schon jetzt auf den Schutz aus der EU-Richtlinie berufen können und ein effektiven Hinweisverfahren ohnehin schon seit langem zu den wichtigen Pfeilern eines belastbaren Compliance Management Systems (CMS) gehört. Auch das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz fordert die Einrichtung von Meldestellen für menschenrechtliche und umweltrechtliche Risiken und Verstöße. Unternehmen und Organisation verstehen aber in den meisten Fällen auch, dass die Vorhaltung von Hinweisgeberverfahren neben dem zu betreibenden Aufwand auch sehr nützlich ist. Sie eröffnen die Möglichkeit, Probleme und Konflikte in eigenen Prozessen aufzuspüren und verantwortungsbewusst zu lösen. Natürlich gibt es dann auch einige praktische Fragen zu erörtern, ob etwa ein elektronischer Hinweisgeberkanal eingekauft bzw. eine Ombudsperson bestellt werden soll und wie das Hinweisgeberverfahren – also der Ablauf nach Eingang eines Hinweises – konkret ausgestaltet wird. Letzteres bedarf insbesondere in international aufgestellten Unternehmen großer Sorgfalt.

Q: Stehen elektronische Systeme und Ombudsperson nicht in Konkurrenz zueinander?

A: Nein. Zu Unrecht werden diese Lösungen oft als „Entweder-Oder“-Entscheidung missverstanden, sie schließen sich gegenseitig aber keinesfalls aus, sondern können sich optimal ergänzen. Bei der Entscheidung spielen die Größe des Unternehmens, das voraussichtliche Hinweisvolumen, eine internationale Ausrichtung, die Compliance-Kultur und ähnliches eine Rolle. Nötig ist auf jeden Fall eine den Bedürfnissen der Mandanten angepasste Lösung, welche die Compliance-Verantwortlichen entlastet. In den meisten Fällen kann die Bestellung einer Ombudsperson einen wichtigen Beitrag leisten, denn sie kann Fälle aufnehmen, aufbereiten und Empfehlungen zum weiteren Vorgehen geben.

Der Catus Compliance Calculator: Erster „Healthcheck“ für Ihr CMS

In der Corporate-Welt ist Compliance längst kein Fremdwort mehr. Große und mittelständische Unternehmen haben Compliance-Verantwortliche benannt, führen Schulungen durch und kaufen (manchmal teure) Systeme ein, um bei der Bewältigung stetig wachsender Anforderungen zu unterstützen. Resultat dieser Bemühungen ist meist eine Zusammenstellung von Einzelmaßnahmen. Aber stellen diese ein belastbares Compliance-Management-System (CMS) dar?

CMS – was nun?

Als Rechtsberaterin für Unternehmen bin ich oft mit der Bewertung von Compliance- Maßnahmen oder Compliance-Programmen konfrontiert, die in aufwendigen Verfahren beschlossen und aufgesetzt wurden, dann aber nicht oder nicht umfassend implementiert worden sind. Häufig kommt dann die Frage auf, inwiefern Maßnahmen oder Programme wirklich belastbar sind und ob es relevante Lücken gibt. Dies ist eine wichtige Frage, denn im Falle von behördlich verfolgten Compliance-Verstößen gewinnt bei der Entscheidung nach Art und Höhe der Sanktionen die Angemessenheit eines CMS weiter an Bedeutung.

Eine regelmäßige und kritische Auseinandersetzung mit Vollständigkeit und Qualität des CMS ist für Geschäftsführer und Compliance-Verantwortliche also nicht „Kür“, sondern „Pflicht“. Je nach Ergebnis der Prüfung können sich dann Verbesserungsmaßnahmen anschließen. Wenn dies unterbleibt, liegt dies in den seltensten Fällen an fehlendem Engagement. Vielmehr fehlen Zeit und vor allem: ein Ansatzpunkt.

Q: Was ist eine Ombudsperson und was macht diese eigentlich?

A: Eine Ombudsperson fungiert zunächst einmal als Kontakt und Annahmestelle für Hinweise und Beschwerden. In meinem Fall werde ich von Unternehmen oder Organisationen beauftragt und nehme entsprechend im Interesse meiner Mandanten solche Hinweise und Beschwerden entgegen. Die Personen, die solche Meldungen abgeben, sind meist Mitarbeiter der Unternehmen, manchmal aber auch Außenstehende, die Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens beobachtet haben und diese melden möchten. Unternehmen haben ein Interesse daran, von solchen Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erfahren, um diese aufzuarbeiten und abzustellen. Die Ombudsperson ist hier zwar vom Unternehmen beauftragt, hat aber eine unabhängige Stellung inne. Das unterscheidet mich insbesondere von rein internen Anlaufstellen.

Q: Welchen Herausforderungen begegnen Sie?

A: Menschen, die auf mich als Ombudsperson zukommen, sind nicht immer sicher, was genau sie beobachtet haben oder ob das, was sie erlebt haben, wirklich „Unrecht“ ist. Manchmal ist der Sachverhalt auch noch nicht ganz klar und es fehlen Informationen, um zu einer fundierten Einschätzung zu kommen. Dazu kommen häufig Ängste vor negativen Konsequenzen verschiedenster Art. Hinweisgeber fürchten, sich geirrt zu haben, zu „übertreiben“ oder vielleicht auch jemandem zu schaden. Unternehmen haben hier in den letzten Jahren viel getan, um das Vertrauen in den Hinweisgeberschutz durch Information und Kommunikation zu stärken und auch der Gesetzgeber ist tätig geworden. Trotzdem ist die Sorge da, auch verbunden mit dem negativ assoziierten Bild des „Denunzianten“. Ich sehe ich es auch als meine Aufgabe an, solchen Ängsten durch Aufklärung entgegenzuwirken und Vertrauen in die professionelle Bearbeitung der Hinweise zu bilden.

Q: Was gefällt Ihnen an der Tätigkeit als Ombudsperson?

A: Die genannten Herausforderungen nehme ich auf jeden Fall als etwas sehr Positives wahr. Ich habe es immer wieder mit neuen Menschen und Erfahrungen zu tun, auch wenn ich schon viele Jahre als Ombudsperson tätig bin. Jede Meldung ist anders und bedarf einer individuellen Herangehensweise. Jeder Mensch reagiert und handelt unterschiedlich,- da ist ein ausgeprägtes Einfühlungsvermögen nötig. Hinzu tritt, dass es ja oft um sehr sensible Themen geht. Je nach Verdacht, kann es sowohl um die (wirtschaftliche) Zukunft meiner Mandanten als auch um weitreichende Folgen für die womöglich Verdächtigen gehen. Aber das macht gerade den Reiz der Tätigkeit als Ombudsperson aus.

Q: Welche Themen beschäftigen Sie im Alltag?

A: In manchen Fällen geht es um mögliche Gesetzesverstöße, etwa den Verdacht, dass Mitarbeiter Vorteile gewährt haben, um einen bestimmten Auftrag für das Unternehmen zu akquirieren, oder dass Kollegen dem Unternehmen dadurch Schaden zufügen, dass sie Betriebsmittel privat verwenden. Nicht selten geht es aber auch um den Verstoß gegen interne Regeln und das tägliche Miteinander, etwa bei Mobbing-Vorwürfen. Ich beobachte, dass die Sensibilität dafür, was als noch akzeptiertes Verhalten gilt und was nicht, insgesamt gestiegen ist. Die meisten Verdachtsmomente lassen sich relativ zügig klären, manche erfordern hingegen umfangreichere interne Untersuchungen. Für die Unternehmen und Organisationen sind aber fast alle Hinweise hilfreich, denn diese zeigen auf, wo es Schwierigkeiten gibt, welche Unklarheiten bestehen und wie es um die Unternehmenskultur bestellt ist. Hieraus lässt sich ableiten, was zu tun ist, um sich für die Zukunft besser aufzustellen und die Compliance-Kultur im Unternehmen positiv zu entwickeln. Darin liegt die große Chance bei der Einrichtung von Hinweisgeberverfahren, in denen die Ombudsperson eine besondere Stellung einnimmt.

Q: Was sind die wichtigsten Themen, mit denen Ihre Mandanten Sie konfrontieren?

A: Vor allem die gesetzlichen Neuerungen bringen einige Unsicherheit für die Unternehmen mit sich. Der deutsche Gesetzgeber hat die EU-Vorgaben aus der Hinweisgeber-Richtlinie 2019 noch nicht in ein Gesetz umgesetzt. Unternehmen möchten – und müssen – sich aber vorbereiten, zumal sich Hinweisgeber schon jetzt auf den Schutz aus der EU-Richtlinie berufen können und ein effektiven Hinweisverfahren ohnehin schon seit langem zu den wichtigen Pfeilern eines belastbaren Compliance Management Systems (CMS) gehört. Auch das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz fordert die Einrichtung von Meldestellen für menschenrechtliche und umweltrechtliche Risiken und Verstöße. Unternehmen und Organisation verstehen aber in den meisten Fällen auch, dass die Vorhaltung von Hinweisgeberverfahren neben dem zu betreibenden Aufwand auch sehr nützlich ist. Sie eröffnen die Möglichkeit, Probleme und Konflikte in eigenen Prozessen aufzuspüren und verantwortungsbewusst zu lösen. Natürlich gibt es dann auch einige praktische Fragen zu erörtern, ob etwa ein elektronischer Hinweisgeberkanal eingekauft bzw. eine Ombudsperson bestellt werden soll und wie das Hinweisgeberverfahren – also der Ablauf nach Eingang eines Hinweises – konkret ausgestaltet wird. Letzteres bedarf insbesondere in international aufgestellten Unternehmen großer Sorgfalt.

Q: Stehen elektronische Systeme und Ombudsperson nicht in Konkurrenz zueinander?

A: Nein. Zu Unrecht werden diese Lösungen oft als „Entweder-Oder“-Entscheidung missverstanden, sie schließen sich gegenseitig aber keinesfalls aus, sondern können sich optimal ergänzen. Bei der Entscheidung spielen die Größe des Unternehmens, das voraussichtliche Hinweisvolumen, eine internationale Ausrichtung, die Compliance-Kultur und ähnliches eine Rolle. Nötig ist auf jeden Fall eine den Bedürfnissen der Mandanten angepasste Lösung, welche die Compliance-Verantwortlichen entlastet. In den meisten Fällen kann die Bestellung einer Ombudsperson einen wichtigen Beitrag leisten, denn sie kann Fälle aufnehmen, aufbereiten und Empfehlungen zum weiteren Vorgehen geben.

Anforderungen an Hinweisgeberverfahren nach der EU Whistleblower Directive und dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – ein Überblick

Unabhängig von gesetzlichen Anforderungen ist die Einrichtung und Ausgestaltung von Hinweisgeberverfahren ein Kernelement jedes soliden Compliance Management Systems (CMS). Studien zufolge korreliert die Vorhaltung von Hinweisgeberverfahren auch positiv mit einer günstigen Geschäftsentwicklung, insbesondere größerer Profitabilität und Produktivität, weniger Klageverfahren, geringeren Kosten bei streitigen Auseinandersetzungen und weniger Verdachtsmeldungen aus externen Quellen.[1] Dennoch stellt die Einführung von Hinweisgeberverfahren Unternehmen in der Praxis häufig vor Herausforderungen. Diese werden nicht geringer, denn mit dem im letzten Jahr verabschiedeten Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und dem Ablauf der Umsetzungsfrist der EU Whistleblower Directive (EU WBD) im Dezember 2021, werden gut aufgestellte Hinweisgeberverfahren noch wichtiger. Um diese im Unternehmen passgenau – das heißt auf die Risiken und Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten – einzuführen, muss man die entsprechenden gesetzlichen Anforderungen genau kennen. Solange der deutsche Gesetzgeber den Entwurf eines Hinweisgeberschutzgesetzes (E-HinSchG) noch nicht in ein Gesetz überführt hat, bleibt die EU WBD bis auf Weiteres der wesentliche belastbare Bezugspunkt. Die EU WBD befasst sich vollständig mit dem Thema Hinweisgeberverfahren, das LkSG in einem Abschnitt. In diesem überschneiden sich beide also und benennen dabei teilweise ähnliche, teilweise voneinander abweichende Anforderungen – ein guter Grund, einen näheren Blick auf die Anforderungen insgesamt und auch auf Unterschiede zwischen EU WBD und LkSG zu werfen. Dann lassen sich auf gesicherter Grundlage gesetzeskonforme Lösungen zur Einrichtung von Hinweisgeberverfahren entwickeln. [2]

Wo decken sich Anforderungen aus EU WBD und LkSG beim Thema Hinweisgeberverfahren und wo gehen sie auseinander?

1. Anwendungsbereich und Geltungsbeginn

Zunächst einmal unterscheidet sich der Anwendungsbereich der beiden Regelwerke.[3]

Hinsichtlich des Geltungsbeginns sind unterschiedliche Zeitrahmen definiert.

2. Inhalte der Hinweise

Auch bei den Tatbeständen, zu denen Hinweise ermöglicht werden sollen, gibt es Unterschiede.

3. Hinweisgeberverfahren und -kanäle

Bei den Anforderungen, die an die Einrichtung der internen Hinweisgeberverfahren und -kanäle gestellt werden, gibt es zwischen EU WBD und LkSG Überschneidungen, aber auch Unterschiede. Im Folgenden werden die wesentlichen gemeinsamen oder zumindest ähnlichen Anforderungen beschrieben, also der „gemeinsame Nenner“, und die jeweils konkrete Ausgestaltung in EU WBD und LkSG. Neben dem Gesetzestext werden teilweise auch Hinweise aus den Erwägungsgründen (EG) zur EU WBD oder der Gesetzesbegründung zum LkSG berücksichtigt.

4. Besonderheiten

Neben diesen Gemeinsamkeiten gibt es auch Besonderheiten bei den Anforderungen zwischen beiden Regelwerken.

5. Rechtsfolgen

6. Umsetzung in Unternehmen

Im Wesentlichen machen sowohl EU WBD als auch LkSG Vorgaben zur Ausgestaltung von Hinweisgeberverfahren und Hinweisgeberkanälen. Ein „Verfahren“ beschreibt hier insbesondere unternehmensintern zu bestimmende Regeln und Prozesse, wie die Abgabe von Hinweisen ermöglicht und bei Eingang von Hinweisen mit diesen verfahren wird. Bei der Frage des „Kanals“ geht es darum, wie die Hinweise zu der im Unternehmen für die Bearbeitung von Meldungen zuständigen Person oder Abteilung gelangen. Hierzu machen weder EU WBD noch LkSG konkrete „technische“ Vorgaben, solange die genannten Anforderungen erfüllt werden. Vor allem größere Unternehmen entscheiden sich hier für ein elektronisches Hinweisgebersystem, um Aufgaben an Verantwortliche Tool-gestützt zuzuweisen und zu dokumentieren. Fest steht indes, dass für die Entgegennahme und Verarbeitung der Hinweise eine „unparteiische“ Person oder Abteilung bestimmt werden muss. Diese muss nach der EU WBD die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung genannt werden, wahren und nach dem LkSG zur Verschwiegenheit verpflichtet sein. Diese Anforderung setzt den Einsatz einer verantwortlichen Person voraus, sei es ein Unternehmensmitarbeiter (etwa der Compliance Officer) oder eine vom Unternehmen beauftragte Vertrauensperson, wofür sich insbesondere eine Ombudsperson (auch „Vertrauensanwalt“) anbietet. Eine Ombudsperson kann als oben genannte unparteiische Person die Voraussetzungen von Vertraulichkeit und Verschwiegenheit bei überschaubaren Kosten erfüllen. Sie ist eine unabhängige, aber unternehmensnahe Stelle. Mit einer Erstbewertung von Hinweisen, ggf. mit Handlungsempfehlung an das auftraggebende Unternehmen kann sie zudem erheblich zur Entlastung von Rechts- und Compliance-Abteilungen beitragen.

Fazit

Da sich die verschiedenen Anforderungen von EU WBD und LkSG nicht widersprechen, sondern entweder überschneiden oder ergänzen, ist es für Unternehmen grundsätzlich möglich und zumeist auch sinnvoll, die Anforderungen aus beiden Regelwerken in einem Verfahren und Kanal abzubilden. Es sollte hierbei jedoch stets darauf geachtet werden, die jeweils strengeren Anforderungen der einzelnen Verfahren umzusetzen. Auch die Bedeutung lokaler Anforderungen (etwa aus nationalen Gesetzen der Länder, in denen Tochtergesellschaften ansässig sind) ist ausreichend Aufmerksamkeit zu schenken.

In jedem Fall benötigen Unternehmen unabhängig von ihrer Größe individuelle Lösungen, um die rechtlichen Vorgaben sauber umzusetzen.

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Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf, wenn Sie die Einführung eines effektiven Hinweisgeberverfahrens bzw. einer Ombudsstelle für Ihr Unternehmen erörtern möchten.

[1] Stubben, Stephen and Welch, Kyle, Evidence on the Use and Efficacy of Internal Whistleblowing Systems (February 29, 2020). Available at SSRN: ssrn.com/abstract or dx.doi.org/10.2139/ssrn.

[2] Dieser Beitrag ermöglicht eine erste Orientierung zu den Voraussetzungen an Hinweisgeberverfahren, ersetzt aber keine Rechtsberatung.

[3] In der folgenden Zusammenfassung wird der Schwerpunkt auf privatwirtschaftliche Unternehmen gelegt und Besonderheiten des öffentlichen Sektors ausgeklammert.

[4] Der E-HinSchG sah entsprechend eine Erweiterung auf straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße vor. Hierauf konnte sich die letzte Regierung aber nicht einigen. Sachliche Gründe dagegen sind nicht erkennbar. Es ist kaum vorstellbar und auch den Hinweisgebern nur schwer zu vermitteln, wenn Unternehmen ein Hinweisgeberverfahren für Verstöße gegen Unionsrecht vorhalten, aber die Meldung straf- und bußgeldbewerter Verstöße ausklammern. Entsprechend sollten letztere grundsätzlich berücksichtigt werden.

[5] Die European Commission Expert Group hat mit Schreiben vom 14.06.2021 und die Europäischen Kommission mit Schreiben vom 02.06., 29.06. und 16.07.2021 klargestellt, dass (1) diese Ausnahme nicht für Unternehmen ab 250 Mitarbeiter gilt, selbst wenn diese als Konzernunternehmen eine Konzernlösung nutzen (etwa ein elektronisches Hinweisgebersystem mit zentralisierter Zuständigkeit in einer Gruppenfunktion) und (2) auch Unternehmen im Bereich 50 bis 249 Pflichten insbesondere hinsichtlich der lokalen Zugänglichkeit und transparenter Information über die Art und Weise der Meldungsbearbeitung behalten.

[6] „Folgemaßnahmen“ in Art. 5 Nr. 12 legaldefiniert als ergriffene Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, unter anderem durch interne Nachforschungen, Ermittlungen (…) oder Abschluss des Verfahrens.

[7] Das E-HinSchG sah keine verpflichtende Vorgaben für den Umgang mit anonymen Hinweisen vor. Weder interne noch externe Meldestellen sollten verpflichtet werden, technische Mittel oder Verfahren für anonyme Meldungen vorzuhalten.

[8] Der E-HinschG sah hier Bußgelder bis 100.000 € vor.

Der Catus Compliance Calculator: Erster „Healthcheck“ für Ihr CMS

In der Corporate-Welt ist Compliance längst kein Fremdwort mehr. Große und mittelständische Unternehmen haben Compliance-Verantwortliche benannt, führen Schulungen durch und kaufen (manchmal teure) Systeme ein, um bei der Bewältigung stetig wachsender Anforderungen zu unterstützen. Resultat dieser Bemühungen ist meist eine Zusammenstellung von Einzelmaßnahmen. Aber stellen diese ein belastbares Compliance-Management-System (CMS) dar?

CMS – was nun?

Als Rechtsberaterin für Unternehmen bin ich oft mit der Bewertung von Compliance- Maßnahmen oder Compliance-Programmen konfrontiert, die in aufwendigen Verfahren beschlossen und aufgesetzt wurden, dann aber nicht oder nicht umfassend implementiert worden sind. Häufig kommt dann die Frage auf, inwiefern Maßnahmen oder Programme wirklich belastbar sind und ob es relevante Lücken gibt. Dies ist eine wichtige Frage, denn im Falle von behördlich verfolgten Compliance-Verstößen gewinnt bei der Entscheidung nach Art und Höhe der Sanktionen die Angemessenheit eines CMS weiter an Bedeutung.

Eine regelmäßige und kritische Auseinandersetzung mit Vollständigkeit und Qualität des CMS ist für Geschäftsführer und Compliance-Verantwortliche also nicht „Kür“, sondern „Pflicht“. Je nach Ergebnis der Prüfung können sich dann Verbesserungsmaßnahmen anschließen. Wenn dies unterbleibt, liegt dies in den seltensten Fällen an fehlendem Engagement. Vielmehr fehlen Zeit und vor allem: ein Ansatzpunkt.

Q: Was ist eine Ombudsperson und was macht diese eigentlich?

A: Eine Ombudsperson fungiert zunächst einmal als Kontakt und Annahmestelle für Hinweise und Beschwerden. In meinem Fall werde ich von Unternehmen oder Organisationen beauftragt und nehme entsprechend im Interesse meiner Mandanten solche Hinweise und Beschwerden entgegen. Die Personen, die solche Meldungen abgeben, sind meist Mitarbeiter der Unternehmen, manchmal aber auch Außenstehende, die Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens beobachtet haben und diese melden möchten. Unternehmen haben ein Interesse daran, von solchen Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erfahren, um diese aufzuarbeiten und abzustellen. Die Ombudsperson ist hier zwar vom Unternehmen beauftragt, hat aber eine unabhängige Stellung inne. Das unterscheidet mich insbesondere von rein internen Anlaufstellen.

Q: Welchen Herausforderungen begegnen Sie?

A: Menschen, die auf mich als Ombudsperson zukommen, sind nicht immer sicher, was genau sie beobachtet haben oder ob das, was sie erlebt haben, wirklich „Unrecht“ ist. Manchmal ist der Sachverhalt auch noch nicht ganz klar und es fehlen Informationen, um zu einer fundierten Einschätzung zu kommen. Dazu kommen häufig Ängste vor negativen Konsequenzen verschiedenster Art. Hinweisgeber fürchten, sich geirrt zu haben, zu „übertreiben“ oder vielleicht auch jemandem zu schaden. Unternehmen haben hier in den letzten Jahren viel getan, um das Vertrauen in den Hinweisgeberschutz durch Information und Kommunikation zu stärken und auch der Gesetzgeber ist tätig geworden. Trotzdem ist die Sorge da, auch verbunden mit dem negativ assoziierten Bild des „Denunzianten“. Ich sehe ich es auch als meine Aufgabe an, solchen Ängsten durch Aufklärung entgegenzuwirken und Vertrauen in die professionelle Bearbeitung der Hinweise zu bilden.

Q: Was gefällt Ihnen an der Tätigkeit als Ombudsperson?

A: Die genannten Herausforderungen nehme ich auf jeden Fall als etwas sehr Positives wahr. Ich habe es immer wieder mit neuen Menschen und Erfahrungen zu tun, auch wenn ich schon viele Jahre als Ombudsperson tätig bin. Jede Meldung ist anders und bedarf einer individuellen Herangehensweise. Jeder Mensch reagiert und handelt unterschiedlich,- da ist ein ausgeprägtes Einfühlungsvermögen nötig. Hinzu tritt, dass es ja oft um sehr sensible Themen geht. Je nach Verdacht, kann es sowohl um die (wirtschaftliche) Zukunft meiner Mandanten als auch um weitreichende Folgen für die womöglich Verdächtigen gehen. Aber das macht gerade den Reiz der Tätigkeit als Ombudsperson aus.

Q: Welche Themen beschäftigen Sie im Alltag?

A: In manchen Fällen geht es um mögliche Gesetzesverstöße, etwa den Verdacht, dass Mitarbeiter Vorteile gewährt haben, um einen bestimmten Auftrag für das Unternehmen zu akquirieren, oder dass Kollegen dem Unternehmen dadurch Schaden zufügen, dass sie Betriebsmittel privat verwenden. Nicht selten geht es aber auch um den Verstoß gegen interne Regeln und das tägliche Miteinander, etwa bei Mobbing-Vorwürfen. Ich beobachte, dass die Sensibilität dafür, was als noch akzeptiertes Verhalten gilt und was nicht, insgesamt gestiegen ist. Die meisten Verdachtsmomente lassen sich relativ zügig klären, manche erfordern hingegen umfangreichere interne Untersuchungen. Für die Unternehmen und Organisationen sind aber fast alle Hinweise hilfreich, denn diese zeigen auf, wo es Schwierigkeiten gibt, welche Unklarheiten bestehen und wie es um die Unternehmenskultur bestellt ist. Hieraus lässt sich ableiten, was zu tun ist, um sich für die Zukunft besser aufzustellen und die Compliance-Kultur im Unternehmen positiv zu entwickeln. Darin liegt die große Chance bei der Einrichtung von Hinweisgeberverfahren, in denen die Ombudsperson eine besondere Stellung einnimmt.

Q: Was sind die wichtigsten Themen, mit denen Ihre Mandanten Sie konfrontieren?

A: Vor allem die gesetzlichen Neuerungen bringen einige Unsicherheit für die Unternehmen mit sich. Der deutsche Gesetzgeber hat die EU-Vorgaben aus der Hinweisgeber-Richtlinie 2019 noch nicht in ein Gesetz umgesetzt. Unternehmen möchten – und müssen – sich aber vorbereiten, zumal sich Hinweisgeber schon jetzt auf den Schutz aus der EU-Richtlinie berufen können und ein effektiven Hinweisverfahren ohnehin schon seit langem zu den wichtigen Pfeilern eines belastbaren Compliance Management Systems (CMS) gehört. Auch das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz fordert die Einrichtung von Meldestellen für menschenrechtliche und umweltrechtliche Risiken und Verstöße. Unternehmen und Organisation verstehen aber in den meisten Fällen auch, dass die Vorhaltung von Hinweisgeberverfahren neben dem zu betreibenden Aufwand auch sehr nützlich ist. Sie eröffnen die Möglichkeit, Probleme und Konflikte in eigenen Prozessen aufzuspüren und verantwortungsbewusst zu lösen. Natürlich gibt es dann auch einige praktische Fragen zu erörtern, ob etwa ein elektronischer Hinweisgeberkanal eingekauft bzw. eine Ombudsperson bestellt werden soll und wie das Hinweisgeberverfahren – also der Ablauf nach Eingang eines Hinweises – konkret ausgestaltet wird. Letzteres bedarf insbesondere in international aufgestellten Unternehmen großer Sorgfalt.

Q: Stehen elektronische Systeme und Ombudsperson nicht in Konkurrenz zueinander?

A: Nein. Zu Unrecht werden diese Lösungen oft als „Entweder-Oder“-Entscheidung missverstanden, sie schließen sich gegenseitig aber keinesfalls aus, sondern können sich optimal ergänzen. Bei der Entscheidung spielen die Größe des Unternehmens, das voraussichtliche Hinweisvolumen, eine internationale Ausrichtung, die Compliance-Kultur und ähnliches eine Rolle. Nötig ist auf jeden Fall eine den Bedürfnissen der Mandanten angepasste Lösung, welche die Compliance-Verantwortlichen entlastet. In den meisten Fällen kann die Bestellung einer Ombudsperson einen wichtigen Beitrag leisten, denn sie kann Fälle aufnehmen, aufbereiten und Empfehlungen zum weiteren Vorgehen geben.

Das Beispiel vom Kaffee

Tatsächlich relevant werden solche Überlegungen in unserem Alltag – und das schon beim morgendlichen Kaffee: Wir Deutschen sind die drittgrößten Kaffeekonsumenten der Welt. In der EU sind wir gemeinsam für 25% des weltweit konsumierten Kaffees verantwortlich.

Wenn unser Kaffee aber unter die Lupe genommen wird, wie zum Beispiel kürzlich von Öko-Test (11.2021) und Stiftung Warentest (12.2021), dann wird Transparenz in der Lieferkette schnell zum entscheidenden Faktor.

Besonders die Ergebnisse des Öko-Tests zeigen: Nicht der Geschmack ist die eigentliche Herausforderung und auch die schädlichen Inhaltsstoffe mögen uns gefallen oder nicht – sie entsprechen den vorgegebenen Richtwerten. Die Probleme offenbaren sich vielmehr in der Testkategorie ‚Kaffeeanbau und Transparenz‘ , denn hier schneiden gerade bekannte marken schlecht ab. Die Proben der hier getesteten Filterkaffees von Gala, Jacobs Krönung, Tchibo, Eilles, Mövenpick, Dallmayer und Idee Kaffee werden mangelhaft oder sogar ungenügend bewertet. Untersucht wurden in dieser Kategorie gerade solche Themen, die spätestens seit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz relevant sind:

• Vollständige Belegbarkeit der Lieferkette
• Belegte Erfüllung unternehmerischer Sorgfaltspflichten
• Auszahlung existenzsichernder Löhne
• Konkrete Maßnahmen für Farmarbeiter und Kleinbauern

Anders als Öko-Test hat Stiftung Warentest bei den Testergebnissen keine Kategorie für Themen der Lieferkette bzw. Nachhaltigkeit. Im Artikel zum Test ist das Thema hingegen prominent und auch hier zeigt sich steigender Druck auf die Unternehmen, größeres Problembewusstsein, aber eben auch ganz akut: Schwierigkeiten, was die Erfüllung von Erwartungen seitens des Gesetzgebers und des Kunden betrifft.

Was können Unternehmen also tun?

Unternehmen haben diverse Möglichkeiten, die Gesetze umzusetzen und Chancen hinsichtlich veränderter Verbrauchererwartungen zu ergreifen. Diese sollten sie jetzt nutzen. Denn den Unternehmen drohen rechtliche Konsequenzen, sollten sie die Anforderungen aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder auch kommender EU-Vorhaben nicht erfüllen. Darüber hinaus leidet auch die Reputation der Marke, wenn

• zum Beispiel Tests mit negativen Ergebnissen veröffentlicht werden,
• Verdachtsmomente wegen Greenwashings o. ä. auftauchen oder die reale Transparenz nicht halten kann, was die offiziellen Darstellungen versprechen.

Unternehmen brauchen also durchdachte, angemessene und individuell zugeschnittene Verfahren, die das komplexe Geflecht der Lieferkette überwachen, nachvollziehen und verbessern, um die Anforderungen des LkSG – risikoangemessen – zu erfüllen.

Prozesse

Aber weder die Zuweisung von Verantwortlichkeiten noch die Erstellung von Broschüren genügen hier. Sie ersetzen keine belastbaren Strukturen und Prozesse. Diese müssen wohlüberlegt aufgesetzt und gelebt werden. Besonders wichtig ist dabei:

• Entwicklung eines Risikomanagements
• Regelmäßige Risikoanalysen
• Präventionsmaßnahmen
• Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens (etwa Hinweisstelle nach LkSG)

Insbesondere die professionelle Ermöglichung von Hinweisen zur Aufdeckung von Fehlverhalten wird immer wichtiger. Hierbei sind vor allem ein Hinweisgebersystem und/oder eine Ombudsperson wichtige Bausteine, mit denen Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und sich gleichzeitig zukunftsfähig machen können.

Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf, wenn Sie Fragen zu Ihren Anforderungen in der Lieferkette haben.

Der Catus Compliance Calculator: Erster „Healthcheck“ für Ihr CMS

In der Corporate-Welt ist Compliance längst kein Fremdwort mehr. Große und mittelständische Unternehmen haben Compliance-Verantwortliche benannt, führen Schulungen durch und kaufen (manchmal teure) Systeme ein, um bei der Bewältigung stetig wachsender Anforderungen zu unterstützen. Resultat dieser Bemühungen ist meist eine Zusammenstellung von Einzelmaßnahmen. Aber stellen diese ein belastbares Compliance-Management-System (CMS) dar?

CMS – was nun?

Als Rechtsberaterin für Unternehmen bin ich oft mit der Bewertung von Compliance- Maßnahmen oder Compliance-Programmen konfrontiert, die in aufwendigen Verfahren beschlossen und aufgesetzt wurden, dann aber nicht oder nicht umfassend implementiert worden sind. Häufig kommt dann die Frage auf, inwiefern Maßnahmen oder Programme wirklich belastbar sind und ob es relevante Lücken gibt. Dies ist eine wichtige Frage, denn im Falle von behördlich verfolgten Compliance-Verstößen gewinnt bei der Entscheidung nach Art und Höhe der Sanktionen die Angemessenheit eines CMS weiter an Bedeutung.

Eine regelmäßige und kritische Auseinandersetzung mit Vollständigkeit und Qualität des CMS ist für Geschäftsführer und Compliance-Verantwortliche also nicht „Kür“, sondern „Pflicht“. Je nach Ergebnis der Prüfung können sich dann Verbesserungsmaßnahmen anschließen. Wenn dies unterbleibt, liegt dies in den seltensten Fällen an fehlendem Engagement. Vielmehr fehlen Zeit und vor allem: ein Ansatzpunkt.

Q: Was ist eine Ombudsperson und was macht diese eigentlich?

A: Eine Ombudsperson fungiert zunächst einmal als Kontakt und Annahmestelle für Hinweise und Beschwerden. In meinem Fall werde ich von Unternehmen oder Organisationen beauftragt und nehme entsprechend im Interesse meiner Mandanten solche Hinweise und Beschwerden entgegen. Die Personen, die solche Meldungen abgeben, sind meist Mitarbeiter der Unternehmen, manchmal aber auch Außenstehende, die Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens beobachtet haben und diese melden möchten. Unternehmen haben ein Interesse daran, von solchen Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erfahren, um diese aufzuarbeiten und abzustellen. Die Ombudsperson ist hier zwar vom Unternehmen beauftragt, hat aber eine unabhängige Stellung inne. Das unterscheidet mich insbesondere von rein internen Anlaufstellen.

Q: Welchen Herausforderungen begegnen Sie?

A: Menschen, die auf mich als Ombudsperson zukommen, sind nicht immer sicher, was genau sie beobachtet haben oder ob das, was sie erlebt haben, wirklich „Unrecht“ ist. Manchmal ist der Sachverhalt auch noch nicht ganz klar und es fehlen Informationen, um zu einer fundierten Einschätzung zu kommen. Dazu kommen häufig Ängste vor negativen Konsequenzen verschiedenster Art. Hinweisgeber fürchten, sich geirrt zu haben, zu „übertreiben“ oder vielleicht auch jemandem zu schaden. Unternehmen haben hier in den letzten Jahren viel getan, um das Vertrauen in den Hinweisgeberschutz durch Information und Kommunikation zu stärken und auch der Gesetzgeber ist tätig geworden. Trotzdem ist die Sorge da, auch verbunden mit dem negativ assoziierten Bild des „Denunzianten“. Ich sehe ich es auch als meine Aufgabe an, solchen Ängsten durch Aufklärung entgegenzuwirken und Vertrauen in die professionelle Bearbeitung der Hinweise zu bilden.

Q: Was gefällt Ihnen an der Tätigkeit als Ombudsperson?

A: Die genannten Herausforderungen nehme ich auf jeden Fall als etwas sehr Positives wahr. Ich habe es immer wieder mit neuen Menschen und Erfahrungen zu tun, auch wenn ich schon viele Jahre als Ombudsperson tätig bin. Jede Meldung ist anders und bedarf einer individuellen Herangehensweise. Jeder Mensch reagiert und handelt unterschiedlich,- da ist ein ausgeprägtes Einfühlungsvermögen nötig. Hinzu tritt, dass es ja oft um sehr sensible Themen geht. Je nach Verdacht, kann es sowohl um die (wirtschaftliche) Zukunft meiner Mandanten als auch um weitreichende Folgen für die womöglich Verdächtigen gehen. Aber das macht gerade den Reiz der Tätigkeit als Ombudsperson aus.

Q: Welche Themen beschäftigen Sie im Alltag?

A: In manchen Fällen geht es um mögliche Gesetzesverstöße, etwa den Verdacht, dass Mitarbeiter Vorteile gewährt haben, um einen bestimmten Auftrag für das Unternehmen zu akquirieren, oder dass Kollegen dem Unternehmen dadurch Schaden zufügen, dass sie Betriebsmittel privat verwenden. Nicht selten geht es aber auch um den Verstoß gegen interne Regeln und das tägliche Miteinander, etwa bei Mobbing-Vorwürfen. Ich beobachte, dass die Sensibilität dafür, was als noch akzeptiertes Verhalten gilt und was nicht, insgesamt gestiegen ist. Die meisten Verdachtsmomente lassen sich relativ zügig klären, manche erfordern hingegen umfangreichere interne Untersuchungen. Für die Unternehmen und Organisationen sind aber fast alle Hinweise hilfreich, denn diese zeigen auf, wo es Schwierigkeiten gibt, welche Unklarheiten bestehen und wie es um die Unternehmenskultur bestellt ist. Hieraus lässt sich ableiten, was zu tun ist, um sich für die Zukunft besser aufzustellen und die Compliance-Kultur im Unternehmen positiv zu entwickeln. Darin liegt die große Chance bei der Einrichtung von Hinweisgeberverfahren, in denen die Ombudsperson eine besondere Stellung einnimmt.

Q: Was sind die wichtigsten Themen, mit denen Ihre Mandanten Sie konfrontieren?

A: Vor allem die gesetzlichen Neuerungen bringen einige Unsicherheit für die Unternehmen mit sich. Der deutsche Gesetzgeber hat die EU-Vorgaben aus der Hinweisgeber-Richtlinie 2019 noch nicht in ein Gesetz umgesetzt. Unternehmen möchten – und müssen – sich aber vorbereiten, zumal sich Hinweisgeber schon jetzt auf den Schutz aus der EU-Richtlinie berufen können und ein effektiven Hinweisverfahren ohnehin schon seit langem zu den wichtigen Pfeilern eines belastbaren Compliance Management Systems (CMS) gehört. Auch das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz fordert die Einrichtung von Meldestellen für menschenrechtliche und umweltrechtliche Risiken und Verstöße. Unternehmen und Organisation verstehen aber in den meisten Fällen auch, dass die Vorhaltung von Hinweisgeberverfahren neben dem zu betreibenden Aufwand auch sehr nützlich ist. Sie eröffnen die Möglichkeit, Probleme und Konflikte in eigenen Prozessen aufzuspüren und verantwortungsbewusst zu lösen. Natürlich gibt es dann auch einige praktische Fragen zu erörtern, ob etwa ein elektronischer Hinweisgeberkanal eingekauft bzw. eine Ombudsperson bestellt werden soll und wie das Hinweisgeberverfahren – also der Ablauf nach Eingang eines Hinweises – konkret ausgestaltet wird. Letzteres bedarf insbesondere in international aufgestellten Unternehmen großer Sorgfalt.

Q: Stehen elektronische Systeme und Ombudsperson nicht in Konkurrenz zueinander?

A: Nein. Zu Unrecht werden diese Lösungen oft als „Entweder-Oder“-Entscheidung missverstanden, sie schließen sich gegenseitig aber keinesfalls aus, sondern können sich optimal ergänzen. Bei der Entscheidung spielen die Größe des Unternehmens, das voraussichtliche Hinweisvolumen, eine internationale Ausrichtung, die Compliance-Kultur und ähnliches eine Rolle. Nötig ist auf jeden Fall eine den Bedürfnissen der Mandanten angepasste Lösung, welche die Compliance-Verantwortlichen entlastet. In den meisten Fällen kann die Bestellung einer Ombudsperson einen wichtigen Beitrag leisten, denn sie kann Fälle aufnehmen, aufbereiten und Empfehlungen zum weiteren Vorgehen geben.

Das Beispiel vom Kaffee

Tatsächlich relevant werden solche Überlegungen in unserem Alltag – und das schon beim morgendlichen Kaffee: Wir Deutschen sind die drittgrößten Kaffeekonsumenten der Welt. In der EU sind wir gemeinsam für 25% des weltweit konsumierten Kaffees verantwortlich.

Wenn unser Kaffee aber unter die Lupe genommen wird, wie zum Beispiel kürzlich von Öko-Test (11.2021) und Stiftung Warentest (12.2021), dann wird Transparenz in der Lieferkette schnell zum entscheidenden Faktor.

Besonders die Ergebnisse des Öko-Tests zeigen: Nicht der Geschmack ist die eigentliche Herausforderung und auch die schädlichen Inhaltsstoffe mögen uns gefallen oder nicht – sie entsprechen den vorgegebenen Richtwerten. Die Probleme offenbaren sich vielmehr in der Testkategorie ‚Kaffeeanbau und Transparenz‘ , denn hier schneiden gerade bekannte marken schlecht ab. Die Proben der hier getesteten Filterkaffees von Gala, Jacobs Krönung, Tchibo, Eilles, Mövenpick, Dallmayer und Idee Kaffee werden mangelhaft oder sogar ungenügend bewertet. Untersucht wurden in dieser Kategorie gerade solche Themen, die spätestens seit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz relevant sind:

• Vollständige Belegbarkeit der Lieferkette
• Belegte Erfüllung unternehmerischer Sorgfaltspflichten
• Auszahlung existenzsichernder Löhne
• Konkrete Maßnahmen für Farmarbeiter und Kleinbauern

Anders als Öko-Test hat Stiftung Warentest bei den Testergebnissen keine Kategorie für Themen der Lieferkette bzw. Nachhaltigkeit. Im Artikel zum Test ist das Thema hingegen prominent und auch hier zeigt sich steigender Druck auf die Unternehmen, größeres Problembewusstsein, aber eben auch ganz akut: Schwierigkeiten, was die Erfüllung von Erwartungen seitens des Gesetzgebers und des Kunden betrifft.

Lieferkettengesetz, Menschenrechte und CSR-Compliance

1. Worum geht es?

Mit der Globalisierung hat die weltweite Vernetzung und Streuung von Lieferketten immer weiter zugenommen. Damit ging in aller Regel auch eine de facto sinkende Verantwortlichkeit nationaler Unternehmen für die Produktionsbedingungen ihrer Güter einher. Je mehr Bestandteile des Wertschöpfungsprozesses durch Outsourcing an internationale Anbieter ausgegliedert wurden, desto weniger Elemente der Lieferketten standen unter direkter Kontrolle der nationalen Unternehmen. In den letzten Jahren kehrte sich dieser Trend um: Nicht zuletzt durch den Druck der Öffentlichkeit sehen sich immer mehr Unternehmen in der Pflicht, Vorsorge für die Sicherstellung sogenannter CSR-Elemente, also Bestandteilen von Corporate Social Responsibility, in ihren Wertschöpfungsprozessen zu treffen. Medial präsente Fälle von Kinderarbeit, Menschenrechtsverstößen im Ausland oder der Ausbeutung natürlicher Ressourcen sorgen für Druck durch Marktteilnehmer, die von Unternehmen auch in globalen Lieferketten stärkere Verantwortung einfordern.

2. Aktuelle Entwicklung

Vor diesem Trend macht auch die Gesetzgebung nicht halt. Die Sicherstellung grundlegender Menschenrechts-, Arbeits- und Umweltstandards geht über nationale Grenzen hinaus und verändert die Anforderungen, die an global tätige Unternehmen gestellt werden. In Deutschland ist momentan das sogenannte Lieferkettengesetz, inzwischen firmierend als Sorgfaltspflichtengesetz, in der öffentlichen Wahrnehmung besonders präsent. Ferner beschreiben aber auch zahlreiche andere Vorschriften, Entwicklungen und Standards Sorgfaltspflichten und Präventionsmechanismen zu CSR-Themen, sodass ein geordneter Überblick kaum noch möglich ist. Dabei ist vor allem zwischen verbindlichen Gesetzen und unverbindlichen Standards zu unterscheiden: Während Initiativen wie das deutsche Sorgfaltspflichtengesetz, der UK Modern Slavery Act oder weitere europäische Vorhaben rechtlich verbindlich sind (oder werden sollen), existieren auch zahlreiche Bilanzierungsmethoden, Zertifizierungen, Reporting-Leitfäden, Empfehlungen und Grundsätze im rechtlich unverbindlichen Bereich. Eine Zwischenposition als „soft law“ kommt dem Deutschen Corporate Governance Kodex zu. Im Folgenden sollen die wichtigsten dieser Gesetze und Standards vorgestellt werden, um einen Überblick zu den vielfältigen Regelwerken zu ermöglichen.

3. Kurzdarstellung der Gesetze und Standards

3.1 UK Modern Slavery Act

Direkte Gesetzeswirkung kommt – wenn auch nicht jedem bewusst – dem UK Modern Slavery Act (UK-MSA) aus dem Jahre 2015 zu. Für Unternehmen, die im Vereinigten Königreich Geschäfte tätigen (also auch deutsche Unternehmen), gelten dessen Vorgaben. Hierbei ist bereits ausreichend, dass ein Gericht irgendeine Geschäftstätigkeit im Vereinigten Königreich erkennt, unabhängig von deren Dauer oder wirtschaftlichem Umfang. Nach dem Gesetz müssen Unternehmen mit Jahresumsatz von mindestens 36 Millionen Pfund (umgerechnet ca. 40,5 Millionen EUR) gemäß Section 54 (1) UK-MSA jährlich über Maßnahmen Bericht erstatten, die im vergangenen Jahr ergriffen wurden, um sicherzustellen, dass Sklaverei und Menschenhandel nicht stattfinden. Dieser Bericht muss auf der Webseite des Unternehmens veröffentlicht werden. Hier ergeben sich deutliche Schnittmengen mit potenziellen Anstrengungen nach dem Sorgfaltspflichtengesetz, sodass gleich doppelter Handlungsbedarf bevorstehen kann.

3.2 Deutscher Corporate Governance Kodex

Der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCKG), ein Rahmenwerk mit Best-Practice-Empfehlungen an gute Unternehmensführung, enthält seit seiner letzten Aktualisierung im Jahre 2020 den Grundsatz F.21: „Anteilseigner und Dritte werden insbesondere durch den Konzernabschluss und den Konzernlagebericht (einschließlich CSR-Berichterstattung) sowie durch unterjährige Finanzinformationen unterrichtet“. Eine Einhaltung der Empfehlungen ist nicht verpflichtend, allerdings muss nach § 161 AktG bei börsennotierten Gesellschaften eine Entsprechenserklärung abgegeben und auf der Website veröffentlicht werden. In dieser müssen etwaige Abweichungen von den „Soll“-Vorschriften des DCGK angegeben und erklärt werden. Auch diese Vorschrift ist im Rahmen der CSR-Berichterstattung zu berücksichtigen.

3.3 Weitere Standards und Initiativen

Weitere rechtlich unverbindliche Standards und Initiativen im CSR-Bereich sollen nicht unerwähnt bleiben. Im Bereich „Reporting“ sind die Global Reporting Initiative (GRI), das Sustainability Accounting Standards Board (SASB) sowie der International Integrated Reporting Council (IIRC) hervorzuheben. Die GRI bietet ein umfassendes Rahmenwerk von Leitfäden zum CSR-Reporting (wie Menschenrechte, Arbeitsnormen, Umwelt, Corporate Governance) an, wobei die Erfüllung dieser Leitfäden durch Wirtschaftsprüfer zertifiziert werden kann. Das SASB weist für 77 verschiedene Branchen spezifische Standards zum Reporting über Nachhaltigkeitsaktivitäten aus, die besonders mit ihrem Schwerpunkt auf Finanzthemen hervorstechen. Der IIRC verfolgt den Ansatz der integrierten Berichterstattung über nichtfinanzielle Themen bei der Bilanzierung von Unternehmen, wonach auch Nachhaltigkeitsbelange im gesamten ESG-Bereich in die Bilanzaufstellung eingebunden werden und so ein Gesamtbild nachhaltiger Kriterien entstehen soll. Alle diese Initiativen sind indes rechtlich unverbindlich und dienen als freiwillig zu beachtende Elemente eines CSR-Compliance-Systems.

Ferner gibt es auch ein reichhaltiges Angebot an Empfehlungen, Standards und Leitfäden für unternehmerische Tätigkeit in globalen Lieferketten. Herauszustellen sind der UN Global Compact, der deutsche Nachhaltigkeitskodex, der DIN ISO-Leitfaden 26000, die OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen sowie die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte. Allesamt formulieren sie Verhaltensempfehlungen an Unternehmen, die im Detail hier nicht erläutert werden sollen, aber durchaus als Handreichung für eine grundlegende CSR-Organisation sowie als Anknüpfungspunkt für die Standards von GRI und SASB dienen können.

4. Sorgfaltpflichtengesetz („Lieferkettengesetz“)

Noch in dieser Legislaturperiode könnte das Sorgfaltspflichtengesetz, oft noch „Lieferkettengesetz“ genannt, zur Umsetzung kommen. Dieses ist auf Initiative diverser zivilgesellschaftlicher Organisationen hin entstanden und wird vom Bundesarbeits- und Bundesentwicklungsministerium vorangetragen. Die ersten Eckpunkte des Gesetzes sind bereits seit Juni 2020 bekannt. Demnach sollen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern in Zukunft prüfen, inwieweit sich ihre Aktivitäten nachteilig auf Menschenrechte auswirken, und angemessene Maßnahmen zur Prävention und Abhilfe ergreifen. Mögliche Risikofelder in diesem Kontext sind Zwangs- und Kinderarbeit, Diskriminierung, Arbeits- und Umweltschutzverletzungen. Unternehmen müssen dann ein entsprechendes Risikomanagementsystem entwickeln. Sie müssen „geeignete“ Maßnahmen zur Prävention ergreifen und einmal jährlich berichten, wie sie Menschenrechtsverletzungen in ihren Lieferketten verhindern. Die Angaben werden stichprobenartig oder im Verdachtsfall auf Plausibilität überprüft. Das zu ergreifende Risikomanagement soll verhältnismäßig und zumutbar sein. Kriterien wären somit zum Beispiel, ob die Risiken am eigenen Standort auftreten oder im Ausland, bei einem direkten Zulieferer oder am Ende der Lieferkette. Je näher die Beziehung zum Zulieferer und je höher die Einwirkungsmöglichkeit, desto größer die Verantwortung zur Umsetzung unternehmerischer Sorgfaltspflichten.

5. Konkrete Empfehlungen für Unternehmen

Auch wenn die genaue Ausgestaltung des Sorgfaltspflichtengesetzes und der Zeitpunkt des Inkrafttretens im Einzelnen noch unklar sind, ist dessen Umsetzung nur eine Frage der Zeit und der konkreten Ausgestaltung. Auf allen regulatorischen und zivilgesellschaftlichen Ebenen – national, in der EU und weltweit – ist wie dargelegt eindeutig der Wille erkennbar, Unternehmen verstärkt für Menschenrechts- und Nachhaltigkeitsthemen in die Pflicht zu nehmen. Dies entspricht den Erwartungen der Politik, der Stakeholder, des Marktes und damit auch der Shareholder hinsichtlich der ökologischen, sozialen und unternehmensinternen Verantwortung von Unternehmen, welche oft auch unter dem Sammelbegriff „Environment, Social, Governance“ (ESG) zusammengefasst werden.

Was sollten Unternehmen nun konkret tun? In jedem Fall sollten die Risikobereiche Zwangs- und Kinderarbeit, Diskriminierung, Arbeits- und Umweltschutzverletzungen sowie Nachhaltigkeit schrittweise in das bestehende Risikomanagement des Unternehmens integriert und bereichsübergreifend abgestimmt werden. Etwaige Compliance-Risikoanalysen sollten diese Risikobereiche miterfassen, um mögliche Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und konkreten Handlungsbedarf kenntlich zu machen. Dann werden Unternehmen deutlich besser auf die kommenden Anforderungen vorbereitet sein und notwendige Veränderungen langfristig planen können.

6. Sonstige Initiativen

Wie eingangs dargestellt, wird das Sorgfaltspflichtengesetz nicht die letzte regulatorische Auseinandersetzung mit CSR-Sorgfaltspflichten gewesen sein. Auf europäischer Ebene gibt es aktuell gleich fünf Initiativen, die sich mit unternehmerischen Sorgfaltspflichten in globalen Lieferketten auseinandersetzen. Es handelt sich hierbei um noch offene Diskussionsrunden um die Verantwortung von Unternehmen sowie verschiedene Aufforderungen an die EU-Kommission, einen Rechtsrahmen für nachhaltige Unternehmensführung einschließlich branchenübergreifender Sorgfaltspflichten von Unternehmen entlang der globalen Lieferketten vorzulegen. Ferner soll die EU-CSR-Richtlinie formell und materiell erweitert werden, sodass mehr Unternehmen in den Anwendungsbereich fallen und Stakeholder-Interessen in ihre Erwägungen aufnehmen. Hierbei sind insgesamt deutlich strengere Anforderungen als nach dem deutschen Sorgfaltspflichtengesetz vorgesehen, wobei noch nicht klar ist, ob und in welcher Form diese Initiativen in konkrete Gesetzgebung münden werden.

7. Fazit

CSR-Elemente sind ein nicht mehr aufzuhaltender Trend, Unternehmen zu mehr Übernahme von Verantwortung in sozialer, ökologischer und organisatorischer Hinsicht zu drängen. Deutlich ist: Der Handlungsbedarf für Unternehmen bezüglich ihrer CSR-Organisation, dem Erfüllen von Sorgfaltspflichten und der Kontrolle der eigenen Produktionsbedingungen weltweit ist keine Frage des „Ob“ mehr, sondern nur noch eine Frage des „Wann“. Wer sein Unternehmen auf die bevorstehenden Gesetze und Initiativen, aber auch den allgemeinen Konsumenten- und Investorendruck vorbereiten will, sollte bereits jetzt tätig werden.

Compliance Management
Folge 12: Monitoring & Review

„Catch me if you can!”

Monitoring & Review sind ein essentielles Element, das jedes Compliance Management System (CMS) vervollständigt. In meiner Beratung stelle ich bei der Bewertung von Compliance-Programmen jedoch häufig fest, dass dieses Thema vernachlässigt wird. Viele Unternehmen implementieren detaillierte Richtlinien und schulen, überzeugen sich aber nicht von der Effektivität dieser Maßnahmen. Dies geschieht einerseits aus Zeitgründen, aber auch, weil sich Compliance-Verantwortliche die Rolle des „Kontrolleurs“ im eigenen Unternehmen nur ungern zu eigen machen und einen Interessenskonflikt zu ihrer Rolle als Berater wahrnehmen.

Was ist Monitoring & Review?

Letztlich handelt es sich bei Monitoring & Review um eine Prüfung von Funktionsfähigkeit und Effektivität eines CMS. „Mit der Prüfung des CMS (…) erhalten Unternehmen einen unabhängigen und objektivierten Nachweis darüber, dass ihr CMS angemessen und wirksam ist. (…) Nur bei einer Wirksamkeitsprüfung (wird) die tatsächliche Funktion der einzelnen Komponenten des CMS beurteilt. Neben der risikobegrenzenden Wirkung kann eine CMS-Prüfung auch als ‚Stresstest‘ für das Unternehmen verstanden werden, der dazu beiträgt, ggf. bestehende Schwächen (z. B. Regelungslücken im System) zu erkennen und das System zu verbessern“.[1]

Ähnliches findet sich auch im U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) und dem UK Bribery Act (UKBA). Auch das US-amerikanische Justizministerium (DOJ) hat jüngst (Juni 2020) erneut betont, dass ein Compliance-Programm in der Praxis auch funktionieren muss – das beste CMS hilft schließlich nichts, wenn es nicht umgesetzt wird oder Compliance-Verantwortliche sich nicht regelmäßig von seiner Wirksamkeit überzeugen.

Die Begriffe Monitoring, Review, Revision, interne Untersuchung und Audit werden oft durcheinandergeworfen und sind auch nicht immer ganz klar voneinander abgrenzbar. Hervorzuheben ist allerdings der Unterschied zwischen periodischen Maßnahmen, die wir hier Monitoring & Review nennen wollen, und internen Ermittlungen. Letztere beschreiben ein Tätigwerden ad hoc in einem konkreten Verdachtsfall.

Planung ist alles

Wie sollten Compliance-Verantwortliche das Thema nun praktisch angehen? Dafür muss geplant werden: Was will man prüfen und wie will man es prüfen?

Betrachten wir dabei die Elemente des CMS (siehe dafür auch die einzelnen Abschnitte dieser „12-Month Challenge“) als Checkliste. Die einzelnen Elemente müssen nicht nur formal – „auf dem Papier“ – vorhanden sein, sondern sie müssen ihren Zweck auch in effektiver Art und Weise erfüllen.

Dabei stehen unterschiedliche Methoden zur Auswahl. Einerseits ist ein „Self-Check“ des CMS möglich, bei dem die Verantwortlichen ihr Compliance-Programm auf seine Vollständigkeit, Funktionalität und Wirksamkeit überprüfen. Die Frage könnte etwa sein: Steht das Programm so, wie es vorgesehen ist? Bekommen Mitarbeiter bei Eintritt tatsächlich den Verhaltenskodex ausgeteilt? Funktioniert die Telefonnummer des Hinweisgebersystems? Wurden Handlungsempfehlungen aus Risikobewertungen umgesetzt? Andererseits können Sie auch das Monitoring anderer Funktionen oder des Verhaltens von Mitarbeitern in den Vordergrund stellen. Hier prüfen Sie idealerweise sowohl „on-book“, also anhand von Rechnungen, Leistungsbeschreibungen o. Ä., wodurch etwa die zweckwidrige Verwendung von Geldern durch ausländische Standorte auffallen könnte, als auch „off-book“, also durch praktische Kontrollen vor Ort, wodurch auch undokumentierte Geschehnisse entdeckt werden können, wie abgezweigte Barzahlungen an Berater.

Es hat sich für die Planung bewährt, die einzelnen Prüfungen in einen Jahresplan einzutragen, mit der Geschäftsführung abzustimmen und dann über das Jahr hinweg abzuarbeiten.

Stakeholder definieren und Verbündete suchen

Bei der Planung ist aber nicht nur wichtig, was geprüft werden soll und mit welcher Methode, sondern auch durch wen.

Neben dem Compliance-Verantwortlichen selbst bietet sich die Unterstützung durch eine interne Revision/Auditfunktion an. Diese ist (soweit vorhanden) für Compliance-Verantwortliche ein wichtiger Partner, dessen Fachkenntnis und Ressourcen sehr nützlich sein kann. Auch externe Hilfe kann dazu beitragen, Compliance-Monitoring & Audit nicht weiter auf die lange Bank zu schieben und einen Startpunkt zu finden. Beachten Sie bitte auch, dass eine Beteiligung des Betriebsrats notwendig sein kann.

Aus Findings lernen

Die besten Maßnahmen und Überprüfungen helfen nicht, wenn aus ihren Ergebnissen keine Schlüsse gezogen werden. Was also sollte man tun, wenn bei der Überprüfung des CMS Lücken oder Auffälligkeiten gefunden werden? Das hängt von der Art des Befundes ab. Entdecken Sie einzelnes Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten, kann eine interne Untersuchung die richtige Konsequenz sein. Stellen Sie hingegen fest, dass Ihr CMS unter strukturellen Mängeln leidet, sollten Sie Verbesserungen des CMS in Betracht ziehen.

Fazit

Zentraler Leitsatz beim Thema Monitoring ist: „Wenig ist mehr als nichts“, d. h. klein anzufangen und sich notfalls in Einzelschritten vorzuarbeiten, ist in jedem Fall besser, als gar nichts zu tun. Wer hier „dranbleibt“ und sein gut konzipiertes CMS auch regelmäßig einem „Stresstest“ unterzieht, wird im Fall der Fälle klar im Vorteil sein.

Unsere „12-Month Compliance Challenge“ ist zu Ende. Wir haben alle wichtigen Elemente eines CMS betrachtet und in einzelne Arbeitspakete unterteilt. Erinnern Sie sich noch wie man einen Elefanten isst? Stück für Stück!

Falls Sie unsicher sind, wie Sie Ihr Compliance Management System erfolgreich gestalten können, nehmen Sie gern Kontakt mit mir auf.

[1] Schmidt, in: Hauschka/Moosmayer/Lösler, Corporate Compliance, 3. Aufl. 2016, § 45 Rn. 14.

Compliance Management
Folge 11: Due Diligence und Integration in M&A-Prozessen

„Ich prüfe jedes Angebot. Es könnte das Angebot meines Lebens sein.“ (Henry Ford)

Die Due Diligence spielt im Transaktionsgeschäft eine große Rolle. Sie soll eine Risikobewertung des Zielunternehmens ermöglichen und die Kaufentscheidung auf solide Füße stellen. Dies gilt für kommerzielle und finanzielle Aspekte, aber auch für rechtliche und Compliance-Risiken (z. B. Korruptionsrisiken). Letzteres wird sowohl vom Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) als auch dem UK Bribery Act (UKBA) besonders nachdrücklich eingefordert. Es muss nicht immer der ganz große Deal sein. Auch Beteiligungen oder Joint Ventures erfordern einen genauen Blick auf das Compliance-Thema.

Compliance als Spielverderber?

Die Realität sieht manchmal anders aus. Eine nach den gegebenen Möglichkeiten systematische Erfassung der Compliance-Risiken im Vorfeld einer Akquisition erfolgt eher selten und meist auch nicht in der erforderlichen Tiefe. Oft erscheint es, als wolle man sich einen vielversprechenden Deal nicht durch Compliance-Themen torpedieren lassen. Entsprechend werden Compliance-Verantwortliche in dieser Phase eher selten einbezogen – ein riskantes Unterfangen, können doch Fehler in dieser wichtigen Phase später weitreichende Folgen haben.

Vorgehen während der Due Diligence

Eine Due Diligence kann kein vollständiges Compliance-Audit sein und das Fehlen von Auffälligkeiten ist auch keine Garantie dafür, dass spätere Probleme ausbleiben. Gleichwohl ist eine kritische Auseinandersetzung mit dem Compliance-Status des Targets immens wichtig, um zu einer realistischen Einschätzung nicht nur der Chancen des Deals, sondern auch seiner Risiken zu gelangen.

Eine besondere Rolle spielt hier neben der Prüfung und Bewertung der dem Geschäftsmodell innewohnenden Compliance-Risiken auch die Bewertung des Compliance Management Systems (CMS) des Zielunternehmens.

Bewertung des Geschäftsmodells

Die Bewertung des Geschäftsmodells folgt prinzipiell ähnlichen Schritten wie die Compliance-Risikoanalyse (s. Folge 3 der „12-Month Compliance Challenge). Die Kernfrage lautet also auch hier: Welche Faktoren können identifiziert werden, mit denen erhebliche Haftungsrisiken oder Schäden für das Unternehmen? Solche Faktoren im Target könnten sein (Auswahl):

• Bedeutung von Lizenzen und Genehmigungen für ein Unternehmen (z. B. als Bedingung für die Betreibung von Anlagen)
• Grad der behördlichen Überwachung und Kontrolle
• Einbindung von Geschäftspartnern (etwa Vertriebshändler, Berater)
• Besonderheiten der Industrie (etwa hohe regulatorische Anforderungen im Pharma- oder Medizinproduktebereich)
• Geographische Aspekte (ungünstiger Corruption Perception Index[1], politische Instabilität)
• Konkrete Probleme, d. h. behördliche Ermittlungen in der Vergangenheit, ggf. sogar anhaltend, Verfahren gegen Unternehmensverantwortliche, negative Presseberichterstattung, etc.)

Natürlich kann gerade in Risiken manchmal auch die Geschäftschance liegen, oft sind Risiken der Geschäftstätigkeit sogar immanent und lassen sich nicht eliminieren. Beispiel: Bei starker Abhängigkeit von behördlichen Entscheidungen wird praktisch immer ein Korruptionsrisiko bestehen. Es könnte aber durch die Einsetzung gezielter Maßnahmen wie Beratung, Schulungen oder Compliance Audits bestmöglich kontrolliert werden. Ziel einer Compliance Due Diligence sollte entsprechend sein, zu einer lebensnahen Beurteilung bestehender Compliance-Risiken im Zielunternehmen zu gelangen.

Bewertung des Compliance-Programms

Die kritische Bewertung des Compliance-Programms (s. die Übersicht in Folge 1 der „12-Month Compliance Challenge“) gibt im weiteren Schritt einen Einblick unter anderem in den Zustand der Risikokontrolle und der damit verknüpften Wahrscheinlichkeit, dass es in vielleicht gar nicht ferner Zukunft zu einer Realisierung dieser Risiken in Form von behördlichen Ermittlungsverfahren und damit verbunden finanziellen Schäden kommt. Beispiel: Ein Compliance-Programm ist im Target nur der Form halber vorhanden. Es gibt aber keine Vorgaben oder Anleitung von Mitarbeitern, wie diese mit Forderungen von Beratern nach frei verfügbaren Geldmitteln umgehen sollte, die diese für die Erlangung von behördlichen Genehmigungen in China „brauchen“. Derartige Missstände geben zugleich einen Vorgeschmack auf den Aufwand, den der Käufer nach dem Erwerb bei der Neuorganisation der CMS im Zielunternehmen und die Compliance-Integration zu erwarten hat. Als recht verlässlicher Gradmesser des Zustands eines CMS hat sich erwiesen, wie das Target bislang mit Hinweisen auf Unregelmäßigkeiten und Findings umgegangen ist. Wurden Hinweise erfasst und nachvollziehbar bearbeitet? Wurden Maßnahmen zur Verbesserung ergriffen?

Compliance-Integration

Sollte sich der Käufer zur Akquisition entschlossen haben, geht die Arbeit erst richtig los. Die Integration eines CMS (wenn es ein solches gibt) ist meist ein hartes Stück Arbeit. Vor allem ist hier viel Fingerspitzengefühl gefragt. Unterschiedliche Herangehensweisen in Compliance-Fragen gehen meist auch auf unternehmenskulturelle Faktoren zurück: Wie wettbewerbsorientiert sind die Unternehmen im Vergleich? Ist die Regelungs- und Kontrolldichte hoch oder wird den Mitarbeitern viel Entscheidungsspielraum zugestanden? Hier muss auch aus Compliance-Sicht nicht das eine falsch und das andere richtig sein. Oft ist vor allem Überzeugungsarbeit zu leisten und Vertrauen aufzubauen.

Fazit

Compliance Aspekte müssen in M&A-Prozessen berücksichtigt werden, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Compliance-Verantwortliche sollten wissen, welche Art von Beteiligungen in ihrem Unternehmen eine Rolle spielen und darauf hinarbeiten, frühzeitig in die entsprechenden Prozesse einbezogen zu werden. Die Argumente sind auf ihrer Seite.

Ausblick

Unsere „12 Month Compliance Challenge“ neigt sich dem Ende zu. In unserer letzten Folge geht es – last but not least – um Monitoring & Review.

Falls Sie unsicher sind, wie Sie Ihr CMS erfolgreich gestalten können, nehmen Sie gern Kontakt mit mir auf.