Ombudsperson

Die Ombudsperson vertritt den Auftraggeber (Unternehmen, Organisation), nicht den Hinweisgeber, aber der Schutz des Hinweisgebers wird durch anwaltliche Verschwiegenheitspflicht i. V. m. einer Beschränkung des Auskunftsrechts gegenüber dem auftraggebenden Mandanten sichergestellt. Die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers gegenüber dem Auftraggeber erfolgt (nur) mit ausdrücklicher und schriftlicher Einwilligung des Hinweisgebers. Ein Mandatsverhältnis mit Ihnen als Hinweisgeber kommt durch die Abgabe der Meldung nicht zustande.

Die Abgabe einer Meldung ist für Sie kostenfrei. Sie können Ihre Meldung namentlich oder anonym abgeben. Erfahrungsgemäß können namentlich abgegebene Meldungen mit größerem Erfolg aufgeklärt werden. Falls Sie dennoch anonym bleiben möchten, beachten Sie bitte, im Verlauf der Abgabe des Hinweises keine Informationen zu übermitteln, welche direkt oder indirekt Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen. Achten Sie zudem auf eine sichere Internet-Verbindung, erkennbar an dem Schloss-Symbol in Ihrem Browser.

Mit der EU-Whistleblower Richtlinie, welche die Vorhaltung eines Verfahrens für den Umgang mit Hinweisen verlangt, gewinnt die Ombudsfunktion noch weiter an Bedeutung.

• Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind durch die EU-Whistleblower Directive ab 17.12.2021 zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet, sobald sie 50 oder mehr Personen beschäftigen
• Zu den Aufgaben der internen Meldestellen gehören: Betreibung von Meldekanälen, Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldungen, Ergreifen von Folgemaßnahmen, Bereitstellung leicht zugänglicher und klarer Informationen zu externen Meldeverfahren für die Beschäftigten
• Der Eingang einer Meldung muss innerhalb von sieben Tagen nach der Meldung bestätigt werden. Eine Rückmeldung muss innerhalb von drei Monaten erfolgen.
• Die Meldung muss schriftlich und mündlich möglich sein (Telefon, andere Sprachübermittlung sowie physische Zusammenkunft innerhalb einer angemessenen Zeit)

Verstöße (Behinderung einer Meldung, Androhung oder Ergreifung einer Repressalie, Verweigerung der Auskunft gegenüber externen Meldestellen, Nichtachtung des Vertraulichkeitsgebot bezüglich der involvierten Personen) gegen dieses Gesetz können mit Geldbußen bis zu 100.000 € sanktioniert werden.

Zur EU Whistleblower Richtlinie

Neben der EU-Whistleblower Directive verlangt auch das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) die Einrichtung einer Beschwerdestelle zur Erfüllung menschenrechtlicher und umweltbezogener Sorgfalt.

• Unternehmen können entweder ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren einrichten oder sich an einem externen Beschwerdeverfahren beteiligen, sofern es die Kriterien erfüllt
• Die vom Unternehmen mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen müssen Gewähr für unparteiisches Handeln bieten, insbesondere müssen sie unabhängig und an Weisungen nicht gebunden sein. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Vertraulichkeit der Identität und Datenschutz sind zu gewährleisten.
• Das Unternehmen muss in geeigneter Weise klare und verständliche Informationen zur Erreichbarkeit und Zuständigkeit sowie zur Durchführung des Beschwerdeverfahrens öffentlich zugänglich machen
• Das Beschwerdeverfahren muss so eingerichtet werden, dass auch auf solche Verletzungen hingewiesen werden kann, die durch das wirtschaftliche Handeln eines mittelbaren Zulieferers entstanden sind
• Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens ist mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen

Zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz