Compliance-Projekte – eine enorme Herausforderung für Compliance-Abteilungen

Nachrichten über neue Compliance-Anforderungen sind ständige Begleiter für Rechts- und Compliance-Abteilungen. In regelmäßigen Abständen erreichen diese Nachrichten über neue Gesetze, Standards, Empfehlungen und Best Practices. Aktuelle Beispiele gibt es zuhauf: Der neue Leitfaden des US-amerikanischen Justizministeriums (DOJ) zur Bewertung von Compliance-Management-Systemen, die “Whistleblowing Richtlinie” des Europäischen Parlements oder der Nationale Aktionsplan Wirtschaft und Menschenrechte der deutschen Bundesregierung sind nur einige davon.

Druck im Kessel

Fest steht, dass sich Compliance-Abteilungen unter “gefühltem Dauerbeschuss” sehen und befinden. Denn oft sind sie noch damit beschäftigt, die Compliance-Anforderungen aus den Vorjahren abzuarbeiten und überhaupt erstmal Grundlagen zu schaffen. Das bedeutet konkret, dass die wichtigsten Compliance-Schulungen durchgeführt werden müssen, dass der in die Jahre gekommene Code of Conduct überarbeitet wird und dass zu Compliance-Themen im Unternehmen regelmäßig an die Geschäftsführungen berichtet werden muss.

Ressourcen-Deckel

Doch auch wenn sich schon seit vielen Jahren unablässig etwas an den Compliance-Anforderungen ändert, die Aufgaben größer, wichtiger und komplexer geworden sind, sind Compliance-Abteilungen meist nicht spürbar gewachsen. Selten unterstützt die Geschäftsführung eine beständige Aufstockung der Compliance-Abteilung, trotz der wachsenden Aufgaben. Das Ergebnis: Compliance-Verantwortliche arbeiten mit standardisierten Compliance-Richtlinien und Checklisten, die das Unternehmen nicht wirklich schützen. Das Management treibt die Angst vor einem behäbigen “Verwaltungsapparat”, der Geschäftsprozesse verkompliziert und vom eigentlichen Geschäftsziel ablenkt.

In den Rechts- und Compliance-Abteilungen bleibt dann alles wie es ist. Sie bearbeiten vor allem die “low hanging fruits” und stopfen die größten Löcher.

Compliance Projektmanagement – Professionalität und Notwendigkeit

Es bleibt also ein Dilemma, das sich weiter verschärft. Denn in dem bereits erwähnten Leitfaden des US-amerikanischen DOJ etwa wird die Bedeutung ausreichend allokierter Ressourcen besonders stark betont. Auf den 18 Seiten fällt das Wort “resources” 42 Mal.

Um den vielfältigen Aufgaben Herr zu werden und die Erwartungen zu erfüllen, müssen die Fachabteilungen sich also nach anderen effektiven Methoden umschauen und sie dann effizient umsetzen, um die nachteilige Situation zumindest teilweise auszugleichen. Eine Methode ist das Projektmanagement.

Was ist Projektmanagement für Compliance-Projekte?

Das Project Mangement Institute (PMI) definiert Projektmanagement als “die Anwendung von Wissen, Können, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um Projektanforderungen zu erfüllen.“ Die Erfüllung der Projektanforderungen allerdings verläuft typischerweise in verschiedenen Schritten, wie

• Definieren der Projektziele
• Entwicklung eines Projektplans
• Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten
• Beschreibung der notwendigen Ressourcen
• Kontinuierliche Fortschrittskontrolle
• Dokumentation des Projektfortschritts
• Projektabschluss

Projektmanagement bietet verschiedene Werkzeuge und Hilfsmittel, von der Roadmap zur Workstream-Übersicht. Diese Tools helfen bei der Umsetzung gerade auch komplexer Compliance-Projekte.

Effektives Projektmanagements löst nicht alle Probleme. Es kann aber Compliance-Verantwortlichen helfen, notwendige Aufgaben besser zu strukturieren, gezielt die Unterstützung der Geschäftsführung einzuholen und die Prioriäten im Augen zu behalten. Der Fortschritt der Arbeit wird mit Zahlen untermauert und greifbare Resultate dem Management präsentiert – keine Arbeit von der Stange, sondern ein Maßanzug.

Falls Sie unsicher sind, wie Sie Ihre Compliance-Projekte erfolgreich aufsetzen und durchführen können, nehmen Sie gern Kontakt mit mir auf.