Compliance Management – The 12-Month Compliance Challenge Episode 8: Communication, Training and Consulting

Compliance Management
Folge 8: Kommunikation, Training und Beratung

Mitarbeiter zu relevanten Compliance-Themen im Unternehmen zu informieren und risikoangemessen zu schulen, wird von Compliance-Verantwortlichen zumeist als wichtige und vordringliche Aufgabe wahrgenommen. Und das ist auch richtig so. Der Compliance-Verantwortliche tut immer gut daran, Wichtiges mitzuteilen, zu erläutern und das Compliance-Thema somit im Bewusstsein der Mitarbeiter zu halten.

 

„Pflicht“ und „Kür“

Um ein Standardprogramm für Schulungen kommen Unternehmen nicht herum. Zentral ist hier das Training der „Compliance-Basics“ (Verhaltensrichtlinie/Code of Conduct) und anderer risikobezogener Inhalte (Anti-Korruption, Kartellrecht, etc.). Oft werden diese Schulungen in größeren Unternehmen als E-Learningausgestaltet, die von neuen Mitarbeitern und dann in regelmäßigen Abständen als „Refresher“ absolviert werden müssen. Daneben stehen Präsenzschulungen („Classroom“). Die beiden Varianten sind als „sowohl als auch“, nicht als „entweder oder“ zu verstehen.

Hierbei sind verschiedene Vor- und Nachteile zu bedenken:

E-Learning

  • Pro
    • Bei vielen Mitarbeitern leichter zu organisieren und zeitsparender
    • Teilnahme technisch leicht zu dokumentieren
  • Contra
    • Keine individuellen Fragen und persönliche Interaktion
    • Oft nur „Standardprogramm“

Präsenzschulung

  • Pro
    • Maßgeschneiderte Inhalte
    • Einreichung von Fragen und Antwort des Referenten auf Nachfragen möglich
  • Contra
    • Aufwändigere Organisation, höherer Zeiteinsatz
    • Komplizierte Nachverfolgung (Teilnehmerlisten, Krankheitsfälle, etc.)

Die wenigsten Compliance-Verantwortliche schöpfen das Thema Kommunikation und Schulung aber wirklich aus. Wie könnte also die „Kür“ aussehen?

 

Option 1: Beginnen wir „oben“ – bei den Führungskräftetrainings. Ein wichtiges Schulungsthema ist hier „Compliance als Führungsaufgabe“. Während E-Learnings als grundlegender Einstieg für die gesamte Belegschaft sinnvoll sind, empfehlen sich hier Präsenzschulungen, etwa im Rahmen eines halbtägigen Workshops. In einem solchen Workshop können Themen wie wahrgenommene Zielkonflikte, Umsetzung von Compliance in Geschäftsprozessen, der Umgang mit Compliance-Bedenken und vieles andere mehr besprochen werden.

Option 2: Auch zielgruppenspezifische Trainings (z. B. für Mitarbeiter im Vertrieb) sind essentiell. Hier kann der (interne oder externe) Trainer rechtliche Fragen beantworten, mit den Mitarbeitern interaktiv in konkrete Fallbeispiele einsteigen und auf die genauen Bedürfnisse der Zielgruppe eingehen. All das wäre in einem standardisierten E-Learning nicht umsetzbar.

Option 3: Oft zeigt sich, dass Compliance-Schulungen schwierig mit dem vollen Kalender vieler Mitarbeiter vereinbar sind. Gestalten Sie daher beispielsweise „Nano-Learnings“: Das sind kleine „Trainingshäppchen“, die Mitarbeiter immer mal wieder zwischendurch anschauen können, oder bei Unklarheiten darauf im Intranet zurückgreifen können.

Option 4: Ihr Unternehmen hat eine Mitarbeiterzeitung? Fertigen Sie Berichte über die Schulungen und andere Compliance-Aktivitäten an und halten Sie so Ihre Themen im Fokus der Mitarbeiterschaft.

Option 5: Schulungen beschränken sich nicht zwangsweise auf Verhaltensanweisungen oder -empfehlungen. Haben Sie Risiken bei Kommunikation von Mitarbeitern mit externen Partnern identifiziert? Dann könnten Sie Kommunikationstrainings mit Ihren Mitarbeitern durchführen. Als Beispiel könnte der Vertrieb eines Pharmaunternehmens zur Compliance-konformen Kommunikation mit Ärzten geschult werden: Wie kann Compliance positiv kommuniziert werden oder sogar zum Wettbewerbsvorteil avancieren? („Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, können Sie sicher sein, dass alles seine Ordnung hat.“)

Option 6: Ein Q&A aus Mitarbeiterfragen (etwa zu Bedeutung und Umfang von Compliance, Annahme und Gewährung von Geschenken, der Meldung von Compliance-Bedenken, Ansprechpartnern) strukturiert häufig nachgefragte Themen, vereinheitlicht die Antworten und spart viel (sich wiederholende) Beratungsarbeit. Zudem wird Compliance so bei den Mitarbeitern nicht zum Leidensthema, sondern zum leichtverfügbaren Ratgeber.

Option 7: Entwerfen Sie auch Mitarbeiterumfragen zum Thema Compliance. Was denken Mitarbeiter über Compliance? Glauben sie, dass das Thema ernstgenommen wird? Kennen sie ihren Compliance Officer? Mit diesen und weiteren Fragen erhalten sie einen schnellen Überblick, was Mitarbeiter denken und wie Sie ihre Bemühungen perspektivisch noch verbessern können.

Option 8: Auch als Compliance-Abteilung müssen Sie sich verkaufen können. Dazu kann „Compliance Branding“ ein Schritt sein: Nutzen Sie Know-How im Bereich Marketing, um Compliance und die Kernbotschaften effektiv im Unternehmen zu kommunizieren. Wichtig ist auch die visuelle Gestaltung. Stimmen Sie sich dabei stets mit der Kommunikationsabteilung ab. Einheitliche Gestaltung von Unterlagen und Konsistenz mit weiteren Firmenpublikationen machen deutlich, dass Compliance Teil des Unternehmens ist.

Option 9: Entwickeln Sie selbst neue Formate: Das können Compliance-Workshops oder „Compliance-Sprechstunden” (individuell oder als Gruppenveranstaltung) sein. „Niedrigschwellige Angebote“ machen der Belegschaft den Einstieg in Compliance-Themen und den Kontakt zum Compliance-Verantwortlichen in jedem Fall leichter.

 

Fazit

Schulung und Kommunikation im Compliance-Bereich kann auf vielerlei Arten geschehen. Wählen Sie hier etwas Ausgefallenes, wenn Sie die Mitarbeiter vom Thema (und von sich) überzeugen wollen. Seien Sie unbedingt kreativ und nutzen Sie verschiedene Formen der Kommunikation und des Lernens. Mitarbeiter von heute sind visuell „verwöhnt“. Mit E-Mails kommen Sie nicht mehr weit – stattdessen braucht es mehr und mehr optische oder interaktive Reize, um Interesse an den Themen zu wecken oder aufrechtzuerhalten.

Ausblick

In der nächsten Folge geht es weiter mit dem Thema „Meldesystem, Ermittlungen, Durchsetzung, Anreize und Sanktionen”.

Falls Sie unsicher sind, wie Sie Ihr Compliance Projekt erfolgreich aufsetzen und durchführen können, nehmen Sie gern Kontakt mit mir auf.

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