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Ombudsperson
Dr. Stephanie Troßbach ist als Ombudsperson für Unternehmen tätig. Eine Ombudsperson, auch „Ombudsmann“ oder „Vertrauensanwalt“ genannt, nimmt in unabhängiger Stellung die Interessen des Auftraggebers durch Annahme und Adressierung von Beschwerden wahr und kann auch interne Untersuchungen durchführen.
Die Ombudsfunktion dient der Prävention und Aufdeckung von Rechtsverstößen oder Verstößen gegen interne Standards, beispielsweise Strafgesetzbuch (StGB), Antidiskriminierungsgesetz (Allgemeines Gleichstellungsgesetz, AGG), Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), interner Code of Conduct / Verhaltensrichtlinie oder andere Richtlinien. Teilweise werden Ombudspersonen auch konkret als Antikorruptionsbeauftragte, AGG-Beschwerdestelle oder als Beschwerdestelle nach LkSG u. a. beauftragt. Sie ist Bestandteil eines effektiven Compliance Management Systems (CMS) und Risikomanagements.
Weitere Informationen für Unternehmen
Eine Ombudsperson kann Unternehmen bei der Aufnahme sowie Bearbeitung von Hinweisen und damit bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben effektiv unterstützen.
Rechtliche Bestimmungen zum Hinweisgeber-Management finden Sie hier:
Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz, welches die Vorhaltung eines Verfahrens für den Umgang mit Hinweisen verlangt, gewinnt die Ombudsfunktion noch weiter an Bedeutung.
- Beschäftigungsgeber und Dienststellen sind zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet, sobald sie 50 oder mehr Personen beschäftigen
- Zu den Aufgaben der internen Meldestellen gehören: Betreibung von Meldekanälen, Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldungen, Ergreifen von Folgemaßnahmen, Bereitstellung leicht zugänglicher und klarer Informationen zum Meldeverfahren
- Der Eingang einer Meldung muss innerhalb von sieben Tagen nach der Meldung bestätigt werden. Eine Rückmeldung muss innerhalb von drei Monaten erfolgen.
- Die Meldung muss schriftlich und mündlich möglich sein (Telefon, andere Sprachübermittlung sowie physische Zusammenkunft innerhalb einer angemessenen Zeit)
Verstöße (Behinderung einer Meldung, Androhung oder Ergreifung einer Repressalie, Verweigerung der Auskunft gegenüber externen Meldestellen, Nichtachtung des Vertraulichkeitsgebot bezüglich der involvierten Personen) gegen dieses Gesetz können mit Geldbußen sanktioniert werden.
Neben der EU-Whistleblower Directive verlangt auch das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) die Einrichtung einer Beschwerdestelle zur Erfüllung menschenrechtlicher und umweltbezogener Sorgfalt.
- Unternehmen können entweder ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren einrichten oder sich an einem externen Beschwerdeverfahren beteiligen, sofern es die Kriterien erfüllt
- Die vom Unternehmen mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen müssen Gewähr für unparteiisches Handeln bieten, insbesondere müssen sie unabhängig und an Weisungen nicht gebunden sein. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Vertraulichkeit der Identität und Datenschutz sind zu gewährleisten.
- Das Unternehmen muss in geeigneter Weise klare und verständliche Informationen zur Erreichbarkeit und Zuständigkeit sowie zur Durchführung des Beschwerdeverfahrens öffentlich zugänglich machen
- Das Beschwerdeverfahren muss so eingerichtet werden, dass auch auf solche Verletzungen hingewiesen werden kann, die durch das wirtschaftliche Handeln eines mittelbaren Zulieferers entstanden sind
- Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens ist mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen
Die Ombudsperson steht dem Hinweisgeber außerhalb des Unternehmens als konkreter Ansprechpartner zur Verfügung und kann auch bei der Klärung, ob eine Meldung abgegeben werden sollte, beraten. Die Ombudsperson kann durch Eingangsprüfung und Erstbewertung das vertretene Unternehmen entlasten.
Die Ombudsperson vertritt den Auftraggeber (Unternehmen, Organisation), nicht den Hinweisgeber, aber der Schutz des Hinweisgebers wird durch anwaltliche Verschwiegenheitspflicht i. V. m. einer Beschränkung des Auskunftsrechts gegenüber dem auftraggebenden Mandanten sichergestellt.
Die Bestellung einer Ombudsperson kann kommerzielle Hinweisgebersysteme ergänzen oder an ihre Stelle treten. Catus kann dabei auch die Nutzung weitergehender elektronischer Hinweisgebersysteme anbieten. Sprechen Sie mich gern an, um die auf Ihr Unternehmen passende Lösung zu finden: Kontakt
Kommunikationskanäle
Catus kann folgende Kommunikationskanäle für die Abgabe einer Meldung zur Verfügung stellen:
- Individuelle Telefonnummer
- Personalisierte E-Mail-Adresse (z. B. Ombudsperson.Unternehmensname@catuslaw.com)
- Kontakt über ein elektronisches Hinweisgebersystem
- Brief